Respuestas guardadas: contesta lo de siempre en dos teclas

Una respuesta guardada es un texto listo que cualquiera del equipo inserta en una conversación: el horario, cómo reservar, las gracias. Se crean en Respuestas guardadas, en el menú, y se insertan desde el cuadro de respuesta de Conversaciones escribiendo / y su atajo. Son para las respuestas que escribe tu equipo: el agente no las usa.

Antes de empezar

• Rol. Todo el equipo ve las respuestas guardadas. Para crearlas e insertarlas necesitas el rol Miembro, Administrador o Propietario.
• Son de toda la cuenta. Lo que guarda una persona lo puede usar el resto del equipo, en cualquier agente y en cualquier canal.
• Quién puede cambiarlas. Cada respuesta la edita o la elimina quien la escribió. Un Administrador o un Propietario puede cambiar las de cualquiera.
• Guardar no envía nada. Una respuesta guardada no llega a ningún cliente hasta que alguien la inserta en una conversación y pulsa Enviar.

Crear una respuesta guardada

1. Entra en Respuestas guardadas y pulsa Nueva respuesta. Si todavía no hay ninguna, el botón se llama Crear la primera respuesta.

2. Escribe el Título. Solo lo ve tu equipo y sirve para encontrarla: por ejemplo, «Horario de apertura». Admite hasta 80 caracteres.

3. Escribe el Atajo: lo que teclearás después de / en el cuadro de respuesta, por ejemplo horario. Solo letras minúsculas sin acentos, números, guiones o guiones bajos, sin espacios. Es opcional, y no puede repetirse en otra respuesta.

4. En Idioma, deja Cualquier idioma o elige uno. Sirve para distinguir versiones de una misma respuesta, como horario y horario-en.

5. Escribe el Texto, de hasta 3.000 caracteres. Para añadir un dato que se rellena solo, pulsa uno de los de Datos que se rellenan solos.

6. Pulsa Guardar respuesta. Aparece «Respuesta guardada».

También puedes guardar algo que acabas de escribir: en el cuadro de respuesta de una conversación, abre Respuestas guardadas y elige Guardar este texto como respuesta.

Datos que se rellenan solos

Dentro del texto puedes escribir estos cuatro datos, tal cual, con sus llaves dobles. Al insertar la respuesta en una conversación, iAgentify los sustituye por su valor.

Por ejemplo: «Hola, {{customer_name}}. Abrimos de martes a domingo, de 13:00 a 16:00 y de 20:00 a 23:30».

Dos casos en los que un dato no se rellena:

• No hay valor para esa conversación. Pasa con {{customer_name}} cuando el cliente no ha dicho cómo se llama, por ejemplo un visitante anónimo de la web.
• El dato no existe. Si escribes algo como {{codigo_descuento}}, iAgentify no lo conoce. Al guardar la respuesta, el editor te avisa: «Hay un dato que iAgentify no conoce».

En los dos casos el dato se queda escrito tal cual en el mensaje, con sus llaves, para que lo veas. No hay más datos que estos cuatro: no se puede insertar el teléfono del cliente, una fecha ni el número de un pedido.

Insertar una respuesta en una conversación

1. Abre la conversación en Conversaciones.

2. En el cuadro Tu respuesta, escribe / al principio del mensaje. Se abre la lista de respuestas guardadas.

3. Sigue escribiendo el atajo o una palabra del título para acotar la lista. Elige con las flechas y pulsa Intro, o pulsa la respuesta. Con Esc se cierra la lista.

4. El texto aparece en el cuadro, con los datos ya rellenados. Léelo y cámbialo si hace falta.

5. Pulsa Enviar.

Si prefieres no escribir la barra, pulsa el botón Respuestas guardadas del cuadro de respuesta: abre la misma lista con un buscador, e inserta el texto donde tenías el cursor.

Insertar una respuesta no la envía: siempre pasa por tus manos. Al enviarla ocurre lo mismo que con cualquier respuesta tuya: tomas el control de la conversación y la IA deja de responder hasta que se la devuelvas. Ver tomar el control de una conversación.

Si queda un dato sin rellenar

Bajo el cuadro aparece el aviso «Queda un dato sin rellenar», con el motivo, por ejemplo «No sabemos cómo se llama este cliente». Complétalo a mano o bórralo. Si pulsas Enviar sin hacerlo, la aplicación pregunta «¿Enviar con un dato sin rellenar?» antes de que el cliente lo reciba escrito tal cual: elige Revisar el mensaje o Enviar igualmente.

Ver, editar y eliminar

La pantalla Respuestas guardadas muestra cada respuesta con su atajo, su Idioma, sus Usos (cuántas veces se ha insertado) y la Última edición. El campo «Buscar respuestas» busca en el título, el atajo y el texto.

• Editar. Pulsa el botón de editar de su fila, cambia lo que quieras y guarda. Aparece «Respuesta actualizada».
• Eliminar. Pulsa el botón de eliminar y confirma con Eliminar respuesta. Deja de estar disponible para todo el equipo y no se puede deshacer. Los mensajes que ya se enviaron con ella no cambian.

Si la respuesta la escribió otra persona y no eres administrador, puedes usarla, pero no cambiarla.

Límites

Al llegar al máximo verás «Has llegado al máximo de 200 respuestas guardadas. Elimina alguna que ya no uses para añadir otra».

Lo que no hacen

• El agente no las usa. Lo que sabe el agente está en su conocimiento. Para que la IA responda algo concreto a una pregunta, usa una pregunta frecuente o una corrección: ver corregir una respuesta de tu agente.
• No llevan imágenes ni archivos. Son texto.
• No se envían solas ni se programan. Alguien tiene que insertarlas y enviarlas.
• No abren una conversación. Sirven para responder a un cliente que ya te ha escrito. En WhatsApp e Instagram sigue contando la regla de las 24 horas.