El agente no reserva citas o las horas no cuadran

Casi siempre es una de estas tres cosas: las reservas no están activas del todo (falta un servicio o un horario), una regla deja fuera la hora que esperabas o Google Calendar no está conectado como crees. Empieza por la pestaña Citas del agente: la etiqueta junto a El agente puede reservar citas y el apartado Vista previa te dicen qué pasa.

El agente no ofrece citas o dice que no puede reservar

Abre Agentes › tu agente › Citas y mira la etiqueta de estado.

Si la etiqueta dice Reservando y el agente sigue sin contestar a nadie, el problema no está en las citas: mira tu agente no responde.

El agente toma nota de la cita, pero no la reserva

Puede pasar cuando el agente se creó con una plantilla de sector. Varias plantillas le dicen que recoja una solicitud de cita y que no la dé por confirmada, y esa instrucción sigue ahí aunque actives las reservas.

1. Abre Agentes › tu agente › Comportamiento › Instrucciones.

2. En Instrucciones de venta y en Instrucciones de soporte, busca las frases sobre solicitudes de cita o de reserva.

3. Cámbialas por lo que quieres ahora, por ejemplo: «Cuando pidan cita, ofrece las horas libres y resérvala».

4. Pulsa Guardar cambios y repite la prueba en la pestaña Pruebas.

Revisa también Reglas de conversación: una regla como «no confirmes citas» se cumple siempre.

No ofrece una hora que tú ves libre

Abre Vista previa, en la pestaña Citas, y elige el servicio: enseña las horas que el agente ofrecería ahora mismo. Si la hora no está ahí, la deja fuera una de estas reglas.

• La cita no cabe antes del cierre. Una hora solo se ofrece si el servicio entero termina antes de que acabe el tramo.
• No cae en la rejilla. Con Una cita puede empezar cada 30 minutos y apertura a las 9:00, las 9:15 no se ofrecen.
• Es demasiado pronto. La Antelación mínima viene en 2 horas: a las 10:00 no se ofrecen las 11:00.
• Es demasiado lejos. Se puede reservar hasta marca el último día. Al elegir un día fuera del margen, la vista previa lo dice: «Este día queda fuera del margen de reserva».
• La pausa entre citas. Con Tiempo libre entre dos citas, las horas pegadas a otra cita desaparecen.
• Ya está llena. Se ha llegado al número de Citas a la vez.
• Es una fecha especial. Mira Días cerrados y horarios especiales.
• Estás ocupado en Google Calendar. Bajo las horas, la vista previa indica «Ya descuenta las horas ocupadas en Google Calendar».
• No has guardado. La vista previa trabaja con lo guardado: «Guarda los cambios y la vista previa se actualiza con las reglas nuevas».

Si necesitas dar esa hora de todos modos, tu equipo puede anotarla con Nueva cita › Usar otra hora: ver anotar una cita.

Ofrece una hora en la que no puedes atender

• Un festivo o unas vacaciones. El agente no los conoce si no están en Días cerrados y horarios especiales.
• El horario de citas es el del negocio. Si abres de 9:00 a 20:00 pero solo das cita por la mañana, elige Un horario propio para las citas.
• Tienes algo apuntado en otro sitio. Sin Google Calendar conectado, el agente solo conoce las citas de iAgentify. Con él conectado, solo cuenta el calendario elegido para ese agente: un evento de otro calendario no bloquea la hora.
• La conexión con Google ha fallado. Si ves «La disponibilidad se basa ahora solo en las citas de iAgentify» o, bajo las horas, «No se ha podido consultar Google Calendar», el agente no está viendo tus eventos. Ver si la conexión deja de funcionar.
• Citas a la vez es mayor que 1. Entonces es normal que dos citas coincidan.

Un cliente dice que tiene cita y no aparece

La regla es la de la propia pantalla: «Si una cita no está en esta página, no existe».

1. En Citas › Lista, busca por su nombre, su teléfono, su correo o la Referencia del mensaje de confirmación. La lista incluye las canceladas.

2. Si la referencia empieza por TEST-, es una simulación hecha en la pestaña Pruebas, no una cita real.

3. Abre Citas › Respuestas detenidas. Si el agente intentó decirle que tenía cita sin haberla reservado, ahí verás lo que intentó decir y lo que recibió el cliente en su lugar.

4. Lee la conversación en Conversaciones. Si el cliente no llegó a recibir un mensaje que empieza por «Tu cita está confirmada», no hay cita.

Si la cita no existe, anótala tú con Nueva cita.

El cliente quiere cambiar o cancelar y el agente no lo hace

Es lo previsto: el agente no cambia ni cancela citas. Cuando el cliente lo pide, pasa la conversación a tu equipo, que recibe el aviso Un cliente pide una persona; si el traspaso está desactivado, le da vuestros datos de contacto. Cambia o cancela la cita en Citas: ver cambiar una cita de hora y cancelar una cita.

La cita no aparece en Google Calendar

Abre la cita y mira el apartado Google Calendar.

En todos los casos la cita es válida y ocupa su hora en iAgentify. Los problemas al conectar la cuenta están en mensajes al conectar.

El cliente no ha recibido la confirmación por correo

• No dio su correo. El correo solo se envía si la cita lo tiene. Si quieres que todos lo reciban, elige Correo o Teléfono y correo en Qué se le pide al cliente.
• Está en su correo no deseado. Pídele que lo mire.
• Se desmarcó la casilla. Al anotar, mover o cancelar una cita, tu equipo puede desmarcar el aviso por correo.
• Esperaba un recordatorio. iAgentify no envía recordatorios antes de la cita.

La confirmación en la conversación llega siempre que el agente reserva: es el mensaje que empieza por «Tu cita está confirmada».

Qué enviar a soporte

Abre un ticket desde Soporte con el nombre del agente, la referencia de la cita si la hay, el servicio, el día y la hora que esperabas, y lo que pasó en su lugar. Si es un problema con Google Calendar, copia el texto que aparece en el apartado Google Calendar de la cita o junto a la cuenta conectada.