Llevar las citas del día a día: agenda, cambios y cancelaciones

Citas, en el menú, reúne las citas que reservan tus agentes y las que anota tu equipo. Desde ahí anotas una cita que te piden por teléfono, la cambias de hora, la cancelas y marcas si el cliente vino. Lo dice la propia pantalla: «Si una cita no está en esta página, no existe».

Antes de empezar

• Rol. Todas las personas del equipo ven las citas. Para anotar, mover, cancelar o marcar una cita necesitas el rol Miembro, Administrador o Propietario.
• Hace falta al menos un servicio. Las citas se dan sobre los servicios y el horario de un agente, que se configuran en su pestaña Citas: ver activar las reservas de citas de tu agente. Tu equipo puede anotar citas aunque las reservas del agente estén desactivadas.

Las cuatro vistas

Con más de un agente, el selector Todos los agentes deja solo las citas de uno. La agenda oculta las canceladas hasta que marcas Ver canceladas.

Cada cita tiene un estado (Confirmada, Cancelada, Completada o No se presentó) y un origen: Reservada por el agente o Anotada por el equipo.

Anotar una cita que llega por teléfono o en persona

1. En Citas, pulsa Nueva cita.

2. Si tienes varios agentes, elige el Agente: cada uno tiene sus servicios, su horario y su calendario.

3. Elige el Servicio.

4. En Día y hora, elige el día y una de las horas libres. Son las mismas que ofrecería el agente.

5. Escribe el Nombre del cliente. El Teléfono, el Correo y las Notas son opcionales.

6. Si has escrito un correo, decide si dejas marcada Enviar la confirmación por correo al cliente.

7. Pulsa Crear cita. Aparece «Cita creada» y se abre la cita.

Si necesitas una hora que no está entre las ofrecidas, pulsa Usar otra hora. Sirve para dar una cita fuera del horario, de la antelación mínima o de las horas ofrecidas, y queda marcada como «Fuera de las horas ofrecidas». Lo único que no se puede saltar es Citas a la vez: nunca hay más citas coincidiendo de las que admite esa regla.

Si alguien acaba de ocupar la hora, verás «Esa hora acaba de ocuparse. No se ha reservado nada» con las horas libres más cercanas.

Abrir una cita

Pulsa una cita para ver su detalle:

• Referencia, con un botón para copiarla. Es el código que recibió el cliente en la confirmación.
• Cuándo, en la hora del negocio.
• Cliente: Nombre, Teléfono, Correo y Notas, que puedes corregir.
• Origen: quién la hizo. Si la reservó un agente, Ver la conversación abre la conversación en la que se pidió; si de ella salió un lead, Ver el lead lo abre.
• Google Calendar: si está escrita en tu calendario. Ver qué se sincroniza y qué no.
• Historial: cuándo se reservó, se movió, se canceló o se marcó.

Cambiar una cita de hora

1. Abre la cita y pulsa Cambiar de hora.

2. Elige el día y la nueva hora. Si el agente tiene varios servicios, puedes cambiar también el Servicio.

3. Si la cita tiene correo, decide si dejas marcada Avisar al cliente del cambio por correo.

4. Pulsa Mover la cita. Aparece «Cita movida».

La hora antigua queda libre al momento. Con Google Calendar conectado, el evento se mueve también.

Cancelar una cita

1. Abre la cita y pulsa Cancelar la cita.

2. Escribe el Motivo, por ejemplo «Ha llamado para anularla». Queda en la cita y en el aviso al equipo.

3. Si la cita tiene correo, decide si dejas marcada Avisar al cliente por correo.

4. Confirma con Cancelar la cita. Aparece «Cita cancelada».

La hora queda libre al momento y el agente puede volver a ofrecerla. La cita no se borra: se conserva en la lista como Cancelada. Con Google Calendar conectado, su evento se quita del calendario. Una cita cancelada no se puede recuperar: si el cliente la quiere de nuevo, anota otra.

Marcar si el cliente vino

Cuando llega la hora de una cita, su fila en la agenda la señala como En curso y muestra dos botones.

1. En la agenda, pulsa Vino o No vino en la fila de la cita. Desde el detalle, los botones se llaman Marcar como completada y No se presentó.

2. Si te equivocas, abre la cita y pulsa Corregir: sí vino o Corregir: no vino.

Antes de la hora no se puede marcar: «Podrás marcar si el cliente vino cuando llegue la hora de la cita». Quien tiene el rol Solo lectura no ve los botones: ve la etiqueta Por marcar en las citas pasadas que nadie ha marcado.

Qué recibe el cliente

Ten en cuenta dos límites:

• No hay recordatorios. iAgentify no escribe al cliente el día antes ni unas horas antes de la cita.
• Sin correo, no hay aviso. Si la cita solo tiene teléfono, iAgentify no le dice al cliente que la has movido o cancelado. Avísale tú: desde Ver la conversación puedes escribirle por el canal en el que la pidió, o llámale.

Los correos se envían en castellano o en inglés: según el idioma de la conversación cuando la cita la reservó el agente y, si la anotó tu equipo, según el Idioma de la cuenta de Ajustes › Empresa.

Los avisos a tu equipo

Llegan en la aplicación y por correo a propietarios, administradores y miembros. Cada persona los activa o desactiva en Ajustes › Notificaciones, en el grupo Citas. Una cita que anota o mueve tu equipo no genera aviso. Queda anotada en Ajustes › Empresa › Registro de actividad, donde hoy aparece con un código como appointment.rescheduled.

La pantalla Resumen muestra además las citas de hoy y las siguientes.

Las simulaciones de la pestaña Pruebas

Una cita hecha al probar el agente no es una cita real. No aparece en la agenda ni ocupa ninguna hora. Para verlas, abre la vista Lista y marca Incluir simulaciones del área de pruebas: llevan la etiqueta Simulación y una referencia que empieza por TEST-. No se pueden mover ni cancelar, y se borran solas a los 30 días.

Si algo no cuadra

Si falta una cita que un cliente dice tener, si el agente no ofrece una hora que ves libre o si una cita no aparece en Google Calendar, sigue el agente no reserva citas o las horas no cuadran.