Conectar Google Calendar a las citas

Con Google Calendar conectado, tu agente deja de ofrecer las horas que ya tienes ocupadas en tu calendario y cada cita se escribe en él como un evento. Se conecta desde la pestaña Citas del agente, con el botón Conectar Google Calendar. Es opcional: sin calendario, las citas funcionan igual, con la agenda de iAgentify.

Antes de empezar

• Rol. Conectar, comprobar y desconectar una cuenta de Google es cosa de Administrador o Propietario. El resto ve el aviso «Conectar o desconectar un calendario lo hace un propietario o administrador de la cuenta». Elegir en qué calendario escribe cada agente lo puede hacer también un Miembro.
• Una cuenta de Google, una cuenta de iAgentify. Una misma cuenta de Google no puede estar conectada en dos cuentas de iAgentify a la vez. Tu cuenta de iAgentify sí puede conectar varias cuentas de Google, con Conectar otra cuenta.
• Cada agente usa un calendario. De ese calendario se leen las horas ocupadas y en él se escriben sus citas.
• Guarda antes de conectar. Vas a salir de la pestaña para ir a Google. Si tienes cambios sin guardar, el botón no se puede pulsar y verás «Guarda los cambios antes de conectar: vas a salir de esta página».

Conectar tu cuenta de Google

1. Entra en Agentes, abre tu agente y pulsa la pestaña Citas.

2. Baja al apartado Google Calendar y pulsa Conectar Google Calendar. Se abre Google.

3. Elige la cuenta de Google y da el permiso. Deja marcadas todas las casillas: sin la de ver y editar tus calendarios no se conecta nada.

   Tienes 15 minutos para terminar este paso. Si tardas más, verás «La autorización ha caducado» y tendrás que empezar de nuevo.

4. Google te devuelve a iAgentify, a la página Google Calendar, con el mensaje «Google Calendar está conectado».

5. Responde a la pregunta «¿En qué calendario se escriben las citas de…?»: elige el calendario y pulsa Usar este calendario. La página confirma que las citas del agente se escriben ahí y que sus horas ocupadas ya se descuentan.

También puedes empezar desde Citas, en el menú: en el panel Google Calendar de la agenda, pulsa Gestionar la conexión. Si conectas desde ahí, falta elegir el calendario de cada agente, como explica el apartado siguiente.

Elegir o cambiar el calendario de un agente

1. Abre Agentes › tu agente › Citas y baja a Google Calendar.

2. En Calendario de este agente, elige la Cuenta y el Calendario. Solo aparecen los calendarios en los que esa cuenta puede escribir.

3. Pulsa Guardar cambios.

Para que un agente deje de usar el calendario, elige Sin calendario en Cuenta y guarda.

Qué se sincroniza y qué no

Lo que no hace:

• No funciona en sentido contrario. Si mueves o borras el evento en Google Calendar, la cita de iAgentify no cambia: sigue en pie a su hora. Para mover o cancelar una cita, hazlo en Citas.
• No mira tus otros calendarios. Solo cuenta el calendario elegido para ese agente. Un evento apuntado en otro calendario de la misma cuenta no bloquea ninguna hora.
• No escribe las citas que ya existían. Las citas hechas antes de conectar se quedan solo en iAgentify.
• No envía invitaciones. El cliente no recibe ninguna invitación de Google ni aparece como invitado.
• No escribe las pruebas. Una cita hecha en la pestaña Pruebas no llega a ningún calendario.
• No conecta otros calendarios. Outlook y el calendario de Apple no se pueden conectar.

En cada cita, el apartado Google Calendar dice en qué punto está: En Google Calendar, Pendiente de escribir, Sin calendario, Quitada del calendario o No está en el calendario.

Si la conexión deja de funcionar

Puede pasar si alguien retira el permiso de iAgentify desde la cuenta de Google, o si Google lo caduca. Cuando ocurre:

• Las reservas no se paran. El agente sigue reservando con las citas de iAgentify. La pestaña Citas lo avisa: «La disponibilidad se basa ahora solo en las citas de iAgentify».
• Mientras tanto, el agente no ve tus eventos de Google. Puede ofrecer una hora que en tu calendario está ocupada. Reconecta cuanto antes.
• Los propietarios y administradores reciben el aviso Problema en un canal o en el calendario, en la aplicación y por correo.
• Las citas nuevas esperan. Quedan como No está en el calendario y se escriben solas en cuanto la conexión vuelve.

Para arreglarlo, pulsa Volver a conectar junto a la cuenta y entra en Google con la misma cuenta. Si eliges otra, verás «Has elegido otra cuenta de Google» y no cambia nada.

iAgentify comprueba cada conexión una vez al día. Con Comprobar lo haces tú en el momento.

Desconectar una cuenta

1. En el apartado Google Calendar, pulsa Desconectar junto a la cuenta.

2. Confirma con Desconectar. Aparece «Cuenta de Google desconectada».

Los eventos que ya están en tu calendario se quedan donde están: iAgentify no los borra. Las citas nuevas dejan de escribirse ahí, y los agentes que usaban esa cuenta pasan a calcular las horas libres solo con las citas de iAgentify.

Mensajes al conectar

En todos estos casos no se ha conectado nada y puedes volver a intentarlo.

Si el problema no es conectar, sino que una cita no aparece en tu calendario, sigue el agente no reserva citas o las horas no cuadran.