Activar las reservas de citas de tu agente

Las reservas se activan agente por agente, en su pestaña Citas: añades lo que se puede reservar, dices cuándo das cita y con qué reglas, activas El agente puede reservar citas y guardas. Hasta que no hay al menos un servicio y un horario, el agente no ofrece ninguna hora.

Antes de empezar

• Rol. Para cambiar esta pestaña necesitas el rol Miembro, Administrador o Propietario. Con Solo lectura puedes consultarla.
• Plan. Si tu plan incluye las citas, la pestaña lo dice con una línea que empieza por «Las citas están incluidas en». Si no, verás «Tu plan no incluye las citas» con el botón Ver planes: puedes dejar preparados los servicios y el horario, pero el agente no reserva.
• El agente tiene que estar activo para reservar con clientes. En Borrador o En pausa puedes configurarlo todo y probarlo en Pruebas.
• Todo se guarda de una vez. La pestaña tiene un solo botón Guardar cambios para todos sus apartados.

Qué hace el agente con todo esto, y qué no hace, está en citas: qué puede hacer tu agente y qué no.

Añade tus servicios

Un servicio es lo que un cliente puede reservar: «Corte de pelo», «Primera visita», «Mesa para cenar».

1. Entra en Agentes, abre tu agente y pulsa la pestaña Citas.

2. En Servicios, pulsa Añadir servicio.

3. Escribe el Nombre y la Duración en minutos: entre 5 minutos y 8 horas, de 5 en 5.

4. En Descripción, escribe una línea para que el agente sepa explicarlo: qué incluye y para quién es. Es opcional.

5. Deja activado Se puede reservar. Si lo desactivas, el servicio queda como «Oculto: no se ofrece» sin perderse.

6. Repite los pasos con cada servicio. Caben hasta 30.

El agente ofrece los servicios en el orden de la lista, que cambias con las flechas, y calcula las horas libres con la duración de cada uno. Si quitas un servicio que tiene citas por delante, esas citas se mantienen tal como están; el agente solo deja de ofrecerlo.

Di cuándo das cita

En Disponibilidad eliges el Horario de citas:

Ten en cuenta:

• Un agente con el perfil en Abierto siempre no tiene horario que seguir. Verás el aviso «El agente no tiene un horario que seguir»: elige Un horario propio para las citas. Así el agente no ofrece citas a cualquier hora de la noche.
• Una cita solo se ofrece si cabe entera antes de la hora de cierre. Con un cierre a las 14:00, un servicio de 45 minutos no se ofrece a las 13:30, porque no cabría.
• Las horas son las del reloj del negocio. La pestaña indica la zona horaria, que se cambia en el horario del perfil.

Festivos, vacaciones y días especiales

En Días cerrados y horarios especiales, pulsa Añadir fecha, elige la Fecha y marca Cerrado todo el día o Con otro horario. La Nota es para ti, por ejemplo «Festivo local». Lo que pongas sustituye al horario de la semana en esa fecha. Añade los festivos y las vacaciones: el agente no los conoce si no están aquí.

Ajusta las reglas

El apartado Reglas reparte las citas dentro del horario.

En Qué se le pide al cliente eliges el dato de contacto que hace falta, además del nombre: Teléfono o correo (basta con uno), Teléfono, Correo o Teléfono y correo. El agente no reserva hasta que el cliente lo ha escrito, y nunca se lo inventa. En WhatsApp se usa el número desde el que escribe. Si pides el correo, el cliente recibe además la confirmación por correo.

Escribe tu línea de la confirmación

El texto de la confirmación lo escribe el sistema con los datos de la cita guardada. En Confirmación › Tu texto añades una línea propia, de hasta 500 caracteres, que aparece debajo tal cual: por ejemplo, «Si no puedes venir, avísanos con un día de antelación». El Ejemplo de lo que recibe el cliente te enseña cómo queda.

Si quieres que el agente tenga en cuenta tu calendario, este es el momento de conectar Google Calendar. No es obligatorio.

Activa las reservas y guarda

1. Al principio de la pestaña, activa El agente puede reservar citas.

2. Pulsa Guardar cambios. Aparece «Configuración de citas guardada».

3. Mira la etiqueta de estado junto al interruptor:

   • Reservando: el agente ya ofrece horas y reserva.
   • No puede reservar todavía: las reservas están activadas, pero falta algo. El aviso lo dice: «Falta al menos un servicio activo» o «Falta el horario en el que se dan citas».
   • Desactivado: el agente no reserva. Tu equipo puede seguir anotando citas a mano en Citas.

Comprueba que funciona

1. Baja a Vista previa y elige un Servicio. Verás las horas que el agente ofrecería a un cliente ahora mismo, con las reglas guardadas, las citas que ya hay y tu calendario. Si has cambiado algo sin guardar, la vista previa sigue mostrando lo guardado.

2. Abre la pestaña Pruebas y pide una cita como lo haría un cliente.

3. Elige una de las horas que te propone y da los datos que pide. La confirmación empieza por «PRUEBA — esto es una simulación del área de pruebas: no se ha creado ninguna cita real ni se ha avisado a nadie».

Una cita hecha en Pruebas es una simulación: no ocupa ninguna hora, no llega a ningún calendario, no avisa a nadie y se borra sola a los 30 días. Su referencia empieza por TEST-. La prueba gasta créditos como cualquier otra, porque usa el agente real.

Si creaste el agente con una plantilla de sector

Las plantillas de sector no activan las reservas, y varias de ellas (restaurantes, clínicas, belleza, inmobiliarias o despachos) le dicen al agente que recoja una solicitud de cita para que tu equipo la confirme. Si activas las reservas, abre Comportamiento › Instrucciones y cambia esas frases en Instrucciones de venta y en Instrucciones de soporte, para que el agente reserve con las horas libres en lugar de tomar nota. Después repite la prueba.

Si el agente no reserva

Lo más habitual es que falte un servicio activo, que el horario del perfil sea Abierto siempre o que el agente no esté activo. Todas las causas, y qué hacer cuando una hora no aparece, están en el agente no reserva citas o las horas no cuadran.