Mantener el conocimiento al día

Tu agente no consulta tu web ni tus archivos en cada conversación: responde con el texto que se leyó la última vez que se indexó cada fuente. Cuando cambie un precio, un horario o una condición, cambia también la fuente: edítala si la escribiste tú, reindexa si es una página web y sube la versión nueva si es un documento.

Antes de empezar

• Rol. Necesitas ser Miembro, Administrador o Propietario.
• Dónde. Entra en Conocimiento. Si tienes varios agentes verás Estado por agente, con el estado de cada uno («Todo indexado», «1 fuente con errores»): elige el agente. Es la misma pantalla que la pestaña Conocimiento del agente.
• Las acciones de una fuente. Pulsa el nombre de la fuente para abrir su detalle: ahí están Editar o Cambiar nombre, Reindexar y Eliminar. Las mismas acciones están en el menú de acciones de su fila.
• Cuándo se leyó. La columna Indexada de la lista y el dato Última indexación del detalle dicen cuándo se leyó cada fuente por última vez.

Qué hacer según el tipo de fuente

Editar un texto, los datos del negocio o las preguntas frecuentes

1. Pulsa el nombre de la fuente y, en su detalle, Editar.

2. Cambia el Contenido. En unas preguntas frecuentes, corrige las preguntas y las respuestas, añade otras con Añadir pregunta o quita las que sobren.

3. Pulsa Guardar cambios. Aparece «Fuente guardada» y, debajo, «La estamos reindexando con el contenido nuevo».

Hasta que la fuente vuelve a estar Lista, el agente responde con la versión anterior. Suele tardar unos segundos.

Cambiar el nombre de una fuente

El nombre solo lo ves tú, y cambiarlo no toca el contenido.

1. Pulsa el nombre de la fuente y, en su detalle, Cambiar nombre. En las fuentes que escribiste tú no hay ese botón: el nombre se cambia desde Editar.

2. Escribe el nombre nuevo, de hasta 200 caracteres.

3. Pulsa Guardar cambios. Aparece «Nombre guardado» o, si lo cambiaste desde Editar, «Fuente guardada».

Reindexar una web que ha cambiado

Una fuente Sitio web guarda el texto que tenía la página el día que se leyó. Publicar un cambio en tu web no actualiza la fuente en ese momento: reindéxala tú.

1. Publica el cambio en tu web.

2. En la aplicación, pulsa el nombre de la fuente y, en su detalle, Reindexar. Aparece «Reindexando» con el nombre de la fuente.

3. Espera a que el estado vuelva a Lista. Mientras tanto, el detalle indica «La estamos reindexando. Mientras tanto, el agente responde con la versión anterior».

4. Mira Contenido leído y comprueba que aparece el dato nuevo.

Si la fuente se añadió con Rastrear el sitio, se vuelve a recorrer el sitio desde la misma dirección y con el mismo máximo de páginas.

Para volver a leer de una vez todas las fuentes del agente, pulsa Reindexar todo y confirma. Se vuelven a leer las webs y los documentos, y un mensaje indica cuántas fuentes han quedado en cola.

Sustituir un documento por su versión nueva

1. Pulsa Añadir fuente, elige Documentos y sube el archivo nuevo.

2. Espera a que la fuente nueva esté Lista.

3. Abre la fuente antigua y elimínala, como explica el apartado siguiente.

Los pasos para subir un archivo están en añadir documentos. No dejes las dos versiones a la vez más tiempo del necesario: si dicen cosas distintas, el agente puede responder con cualquiera. Si has llegado al límite de fuentes de tu plan, elimina primero la antigua.

Eliminar una fuente

1. Pulsa el nombre de la fuente y, en su detalle, Eliminar.

2. En la confirmación, pulsa Eliminar fuente. Un mensaje confirma que la fuente se ha eliminado.

Eliminar una fuente deja libre su hueco en el límite de fuentes de tu plan. Qué más se puede eliminar de la cuenta está en eliminar datos.

Arreglar las fuentes con errores

Cuando una fuente falla, la pantalla lo resume («2 fuentes con errores») y muestra un aviso con el botón Ver las fuentes con errores.

1. Pulsa Ver las fuentes con errores. La lista se queda solo con esas fuentes.

2. Lee el motivo, que aparece bajo el nombre de cada una. Qué significa cada mensaje está en mensajes de una fuente con errores.

3. Corrige la causa: la dirección de la página, tu web o el archivo.

4. Abre la fuente y pulsa Reindexar. Si el problema está en el archivo (un PDF escaneado o con contraseña), reindexar no lo arregla: sube un archivo corregido y elimina la fuente que falló.

Para volver a ver todas las fuentes, elige Todos los estados en el filtro de estado.

Una fuente con errores no afecta a las demás: «El resto de fuentes sigue respondiendo con normalidad». Y si lo que falló fue una reindexación, el agente conserva la última versión que se leyó bien.

Comprobar el cambio con «Probar una pregunta»

1. En Probar una pregunta, escribe una pregunta sobre lo que has cambiado, tal como la haría un cliente.

2. Pulsa Buscar.

3. Mira los fragmentos que aparecen: el primero debería contener el dato nuevo. Si aparece alguno con el dato antiguo, pulsa el nombre de su fuente para abrirla, y corrígela o elimínala.

Esta prueba no gasta créditos. Cómo leer la relevancia de cada fragmento está en mira qué encuentra para esa pregunta.

Una rutina sencilla

• El mismo día que cambie un precio, un horario o una condición, actualiza la fuente donde está y compruébalo con una pregunta de prueba.
• Cada vez que cambies tu web, reindexa su fuente.
• Cuando algo caduque (una promoción, un horario de verano), edita o elimina la fuente: mientras siga ahí, el agente lo dará por bueno.
• De vez en cuando, repasa en Analítica el apartado Preguntas que tu agente no supo responder y añade lo que falte.
• Si pasas mucho tiempo sin tocar nada, la propia pantalla te lo recuerda con el aviso «El conocimiento no se actualiza desde hace más de 90 días. Vuelve a indexarlo para mantenerlo al día» y el botón Reindexar todo.